Informatie over gegevensbescherming voor online vergaderingen en conferentiegesprekken via Microsoft Teams

Hieronder informeren wij u over de verwerking van persoonsgegevens in verband met het gebruik van Microsoft Teams.

Doel van de verwerking
Wij gebruiken de tool Microsoft Teams voor het voeren van conferentiegesprekken, onlinevergaderingen en videoconferenties (hierna: onlinevergaderingen). Microsoft Teams is een dienst van Microsoft Ireland Operations Limited.

Verantwoordelijke voor de verwerking
De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking die rechtstreeks verband houdt met de organisatie van online vergaderingen is Erlebnisland Eurostrand GmbH & Co. KG
Bruchweg 11, 27389 Fintel, Duitsland.

Opmerking: Als u de Microsoft Teams-website bezoekt, is de aanbieder van Microsoft Teams verantwoordelijk voor de gegevensverwerking. Toegang tot de website is echter alleen nodig voor het gebruik van Microsoft Teams om de software voor het gebruik van Microsoft Teams te downloaden.
Als u de Microsoft Teams-app niet wilt of kunt gebruiken, kunt u Microsoft Teams ook via uw browser gebruiken. De dienst wordt dan ook geleverd via de Microsoft Teams-website.

Welke gegevens worden verwerkt?
Er worden verschillende soorten gegevens verwerkt wanneer je Microsoft Teams gebruikt. De omvang van de gegevens hangt ook af van de gegevens die je verstrekt vóór of tijdens deelname aan een online vergadering.
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

– Gebruikersgegevens: bijv. weergavenaam (display name), e-mailadres (indien van toepassing), profielfoto (optioneel), voorkeurstaal
– Metagegevens vergadering: bijv. datum, tijd, ID vergadering, telefoonnummers, locatie
– Tekst-, audio- en videogegevens: U kunt de chatfunctie gebruiken in een online vergadering. In dit opzicht worden de tekstinvoer die u maakt verwerkt om deze weer te geven in de online vergadering. Om de weergave van video en audio mogelijk te maken, worden de gegevens van de microfoon van uw eindapparaat en van een eventuele videocamera van het eindapparaat voor de duur van de vergadering dienovereenkomstig verwerkt. U kunt de camera of microfoon zelf op elk gewenst moment uitschakelen of dempen via de Microsoft Teams-toepassingen.

Reikwijdte van de verwerking
We gebruiken Microsoft Teams om online vergaderingen te houden. Als we online vergaderingen willen opnemen, zullen we je hierover vooraf transparant informeren en – indien nodig – om je toestemming vragen.
De chatinhoud wordt gelogd bij het gebruik van Microsoft Teams. We bewaren de chatinhoud zo lang als nodig is. Als het nodig is om de resultaten van een online vergadering vast te leggen, leggen we de chatinhoud vast. Meestal zal dit echter niet het geval zijn.
Er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 GDPR.

Rechtsgrondslag voor gegevensverwerking
Voor zover persoonsgegevens van medewerkers van Erlebnisland Eurostrand GmbH & Co. KG worden verwerkt, is Art. 6 para. 1 lit. b) GDPR de rechtsgrondslag voor gegevensverwerking. Als in verband met het gebruik van Microsoft Teams persoonsgegevens niet vereist zijn voor het tot stand brengen, uitvoeren of beëindigen van de arbeidsrelatie, maar niettemin een elementair onderdeel vormen van het gebruik van Microsoft Teams, is Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR de rechtsgrondslag voor gegevensverwerking. In deze gevallen zijn we geïnteresseerd in de effectieve organisatie van online vergaderingen.
Als er geen contractuele relatie is, is de rechtsgrondslag art. 6 lid 1 lit. f) GDPR. Ook hier zijn we geïnteresseerd in de effectieve organisatie van online bijeenkomsten.
Anders is de rechtsgrondslag voor gegevensverwerking bij het organiseren van online bijeenkomsten art. 6 lid 1 lit. b) GDPR, voor zover de bijeenkomsten plaatsvinden in het kader van contractuele relaties.
Als er geen contractuele relatie is, is de rechtsgrondslag Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR. Ook hier hebben we belang bij de effectieve organisatie van online bijeenkomsten.

Ontvangers / openbaarmaking van gegevens
Persoonlijke gegevens die worden verwerkt in verband met deelname aan online bijeenkomsten worden niet openbaar gemaakt aan derden, tenzij deze bestemd zijn voor openbaarmaking. Houd er rekening mee dat inhoud van online vergaderingen en persoonlijke ontmoetingen vaak wordt gebruikt om informatie met klanten, geïnteresseerden of derden te communiceren en daarom bedoeld is om te worden doorgegeven.

Andere ontvangers: De provider van Microsoft Teams ontvangt noodzakelijkerwijs kennis van de bovengenoemde gegevens, voor zover dit is voorzien in ons contract voor orderverwerking met Microsoft Teams.

Gegevensverwerking buiten de Europese Unie
In principe vindt er geen gegevensverwerking buiten de Europese Unie (EU) plaats, aangezien we onze opslaglocatie hebben beperkt tot datacenters in de Europese Unie. We kunnen echter niet uitsluiten dat gegevens worden gerouteerd via internetservers die zich buiten de EU bevinden. Dit kan met name het geval zijn als deelnemers aan online vergaderingen zich in een derde land bevinden.
De gegevens worden echter versleuteld tijdens het transport via internet en zijn zo beschermd tegen ongeautoriseerde toegang door derden.

Functionaris voor gegevensbescherming
Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld voor ons bedrijf:
Mevrouw Jessica Stehn-Bäcker
Intelli Revolution GmbH
Überseeallee 1
20457 Hamburg
E-mail: js@intelli-revolution.de

Uw rechten als betrokkene
U hebt recht op informatie over de persoonlijke gegevens die op u betrekking hebben. U kunt te allen tijde contact met ons opnemen voor informatie.
In het geval van een verzoek om informatie dat niet schriftelijk wordt gedaan, vragen wij uw begrip voor het feit dat wij van u een bewijs kunnen verlangen dat u de persoon bent die u beweert te zijn.
Verder hebt u het recht op rectificatie of wissing of op beperking van de verwerking, voor zover u daartoe wettelijk gerechtigd bent.
Tot slot hebt u het recht om bezwaar te maken tegen verwerking binnen het toepassingsgebied van de wettelijke bepalingen.
U hebt ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid in het kader van de regelgeving inzake gegevensbescherming.

Verwijdering van gegevens
Over het algemeen verwijderen we persoonlijke gegevens wanneer ze niet langer bewaard hoeven te worden. Een vereiste kan met name bestaan als de gegevens nog nodig zijn om contractuele diensten uit te voeren, te controleren en garantie- en waarborgclaims toe te kennen of hiertegen verweer te voeren. In het geval van wettelijke bewaarplichten wordt verwijdering pas overwogen na het verstrijken van de betreffende bewaarplicht.

Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
U hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens door ons bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

Wijzigingen in deze gegevensbeschermingsverklaring
Deze gegevensbeschermingsverklaring is momenteel geldig en werd voor het laatst bijgewerkt in juli 2025.